Vacature Medewerker Secretariaat

Rotterdam aantrekkelijk positioneren als stad is wat wij dagelijks doen. Heb jij ook een groot hart voor Rotterdam en houd je ervan dat alles achter de schermen soepel verloopt? Als Medewerker Secretariaat ben jij degene die overzicht houdt, vooruitdenkt en structuur brengt in een dynamische organisatie. Met jouw ondersteuning maak je het verschil, voor je collega’s én voor de stad.

Wat ga jij doen?

Als Medewerker Secretariaat ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het management. Daarnaast ontzorg je onze business (development) managers en persvoorlichters op het gebied van operationele werkzaamheden, zodat zij zich optimaal kunnen focussen op het overtuigen van bedrijven, congresorganisatoren en journalisten dat Rotterdam de ideale bestemming is. Dit doe je in nauwe samenwerking met jouw directe collega op het secretariaat. Je taken omvatten:

• Het beheren van agenda’s van directeur en managers (met name met externe contacten);
• Bewaken van prioriteiten in agenda's en sturen op belangrijke deadlines;
• Het voorbereiden (administratief en organisatorisch) van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Notuleren tijdens vergaderingen van het Management Team (maandelijks) en Raad van Toezicht vergaderingen en uitwerken van actiepunten;
• Het boeken van tickets en accommodaties voor collega’s en/of internationale bezoekers zoals journalisten voor een persontvangst;
• Een faciliterende rol in ons HR-proces: plannen sollicitatiegesprekken, beoordelingsgesprekken en verzorgen van "onboarding" van nieuwe collega's;
• Assistentie bij secretariële werkzaamheden van ons Rotterdam International Center;
• Het aanvullen en onderhouden van ons CRM systeem.

Flexibiliteit binnen deze functie is een must. Het in staat zijn om te kunnen schakelen tussen de diverse teams en jouw werkzaamheden is een belangrijk uitgangspunt voor een goede invulling. Je zal intensief samenwerken met jouw collega van het secretariaat en de business (development) managers en persvoorlichters.

Waar kom je te werken?

Rotterdam Partners is de officiële DMO (Destination Marketing Organization) & Investment Promotion Agency van Rotterdam. Wij zijn trots op Rotterdam. Samen met onze partners halen we bedrijven en congressen binnen die bijdragen aan de grote opgaves waar Rotterdam voor staat op het gebied van energietransitie, circulariteit en digitalisering. Zij brengen innovaties en kennis naar de stad, wat helpt bij het bouwen aan een toekomstbestendige en weerbare economie. Via marketingcampagnes maken we bezoekers enthousiast voor Rotterdam. Door bezoekers beter te spreiden en te inspireren hun verblijfsduur te verlengen, zorgen we ervoor dat meer ondernemers in de stad profiteren van het groeiend aantal hotelgasten. Wij opereren internationaal, maar alles wat we doen moet leiden tot lokale impact. We streven ernaar dat de stad en haar bewoners profiteren van de bedrijven, congressen en bezoekers die wij aantrekken. Eenmaal in de stad zorgen wij voor een gastvrij en warm welkom.

In welk team word je verwelkomd?

Als Medewerker Secretariaat maak je deel uit van het team Bedrijfsvoering. De teamleden van Bedrijfsvoering dragen bij aan het behalen van de organisatiedoelen door processen en collega’s optimaal te ondersteunen. Wij zijn verantwoordelijk voor het financieel management, de ICT-infrastructuur, de administratieve organisatie en onze centrale inkoop. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor de managementondersteuning, de HR en personeelsadministratie.

Wat breng jij mee?

• Je hebt een groot hart voor Rotterdam en draagt graag bij aan de impact die wij maken voor de stad en haar bewoners.
  
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van secretariële werkzaamheden, bij voorkeur binnen een marketing/sales organisatie.
• Ervaring met Microsoft kantoorautomatisering (Office 365, Teams, MS Word, Excel en PowerPoint).
• Ervaring met CRM applicaties (Tribe is een pré).
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift (andere vreemde taal is een pré).
• Je bent nieuwsgierig, leert en probeert graag nieuwe dingen en werkt actief aan je eigen ontwikkeling;
• Je hecht waarde aan deadlines en onderlinge afspraken en handelt flexibel als de situatie daarom vraagt;
• Je gedijt goed in een werkomgeving die voortdurend in beweging is.
  

• Een functie in een doelgerichte organisatie met een informele no-nonsense cultuur waar ruimte is voor persoonlijke groei.
• Een gedegen onboarding die je alle kansen geeft om onze organisatie goed te leren kennen (persoonlijk en inhoudelijk).
• Salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, in de range van € 3.250 tot € 4.000 bruto per maand bij een 36-urige werkweek.
• Individueel Keuze Budget (IKB) dat je voor bepaalde doeleinden en op gewenste momenten kan inzetten, zoals bijvoorbeeld extra vakantiedagen of de inrichting van een thuiswerkplek.
• Volledige vergoeding reiskosten woon-werkverkeer.
• Een ‘diversiteitsdag’, boven op de gebruikelijke feestdagen.
• Ervaring in het internationale werkveld van Rotterdam.
• De mogelijkheid om je volledig onder te dompelen in Rotterdam, zowel in je werk als tijdens teamuitjes, waardoor je de stad (nog) beter leert kennen.

Laten we binnenkort kennismaken!

Herken je je in bovenstaande schets? Solliciteer dan via onderstaande button. Laat ons weten waarom jij dé kandidaat bent voor deze functie. Mocht je twijfelen of je volledig aan het profiel voldoet, laat dat je dan niet tegenhouden! We moedigen je aan om te reageren als je enthousiast bent over deze rol. Jouw unieke ervaring en perspectief kunnen precies zijn wat we zoeken.

De sollicitatieprocedure bestaat uit meerdere gesprekken.

Geïnteresseerd, maar heb je nog vragen voordat je solliciteert? Neem dan contact op met Jeroen Schreurs, Manager Bedrijfsvoering, 06-52549962.